本方案的系統結構是先進的、開放的體系結構，同時考慮系統使用中的科學性。整個系統能體現當今會議技術的發展水平。在用戶可能的財政預算范圍內考慮率先采用國內外業已成熟的先進技術和產品，以適應不斷革新的趨勢，并利于向更高水準的系統平臺升級。靈活性體現在對具有不同需求的用戶提供不同的服務。
系統應根據用戶實際需求，具有數字化會議應用、模塊化結構組成、完全信息化資源共享、智能化控制管理等特性； 系統應提供穩定、可靠、安全、舒適、快捷的工作環境和高效的綜合服務功能，以達到節省能源、降低運行和管理成本的目的，并適應未來更科學的綜合管理機制，充分滿足信息化的發展需要； 系統建設應以先進性、實用性、可靠性和合理性為前提，同時考慮經濟性、開放性、靈活性、可擴充性和易使用易維護性；系統采用模塊化的結構，開放式的系統平臺，建立符合技術發展趨勢的物理平臺和系統結構，保證日后的系統擴充和新技術的應用成為可能。 設計原則根據其建筑特征等要素用合理的投資去營造一個規格較高的會議氛圍。提供滿足以上功能實現的活動環境。
會議室建聲系統
圓桌會議有幾個致命的缺點，第一個是空間小，聲音傳不出去，必須采用強吸收，可是很多會議室不可能做強吸收，因為會議室是一個嚴肅、莊重的場合，不像電影院可以做成軟包，給人感覺比較溫馨，大部分都是一些大理石和刷白的水泥墻，吸音效果比較差。第二個缺點是圓桌會議話筒比較多，它一圈都是話筒，有的會議它一次開五六個，這樣建聲就很難做，我們必須采用手拉手會議系統限制話筒的開啟數量。所以這兩個缺點決定圓桌會議室是很難做的，真是想把增益做得很高的話，發言的人必須離話筒很近，人離話筒隔20-30cm效果是最好的，如果能靠近一點就更好了。
裝修能做強吸收盡量做強吸收，音響和裝修不是一個公司的時候，做音響的人員在出具的標書和方案書里要提到會議室和報告廳的建聲裝飾，一定要甲方采用強吸收。要做到吸音效果比較好。
多功能廳的使用功能大致可以劃分為：報告形式的會議、多媒體的展示或是新聞發布、一些小型的演出、歌舞自娛、同聲傳譯等。
音頻設計的手段是根據現場的建筑裝飾環境、管理者的能力、使用分類的側重進行有效合理的設計。音頻擴聲形式可以分為集中擴聲、分布擴聲、混合式擴聲。從安裝形式上講又可分為：固定安裝、流動擴聲、流動+固定式混合應用。聲場設計上又有點聲源、線陣列。舞臺框架擴聲、三通道空間成像擴聲、環繞聲影院模式擴聲等形式。不同的擴聲手段往往側重某種功能上的需求。只能去相對比較其合理性。由于是多功能廳，自然想包羅萬象，但也帶來一些消極的東西。比如說酒店里的多功能宴會廳豪華的水晶燈下，精美大氣的裝飾風格。自然以酒店的宴會、招待會為主。同時能夠完成新聞發布、推介會、公司年會。大宴會廳也可以通過折疊活動門分割不同的會議廳。
會議室擴聲系統
揚聲器布置要合理，使每個觀眾席均能保證語音清晰，音質優美；揚聲器的布置結合會議報告廳建筑特點綜合考慮，不要影響會議報告廳其他使用功能；滿足電視臺、電臺實況轉播的需要，預留符合要求的轉播接口。
會議室會議系統
現在的會議系統一般采用手拉手，手拉手會議系統的優點是：1、可以無限制控制話筒的數量；2、可以做視像跟蹤會議系統；3、它能控制話筒開啟的數量，因為話筒開啟的數量越多你的增益越低，一般來說一個聲場中我們很少有五六個話筒同時開啟的。這樣的話你出來的增益肯定很低。同時開兩三個還是可以的，嚴格控制話筒開啟的數量是提高增益比較關鍵性的一個指標。
視頻系統
視頻系統現多采用3500流明以上的投影機，投120寸到150寸的屏幕。小會議室也可采用大屏幕電視，圓桌會議也可在每個座位前安裝液晶顯示屏。
會議室燈光系統
由于會議時間隨機性，所以室內應用人工冷光源，避免自然光。
常用燈具：三基色燈（色溫3000-3500K）較為適宜。
照度：A：為了確保正確的圖像色調及攝像機的白平衡，照度應不低于500lux,監視器、投影電視附近的照度為50—80lux,應避免直射光。
為燈光安裝漫射透鏡，可以使光照充分漫射，使與會者臉上均勻光照。
安裝位置要求：三基色燈不直接照射到物體及與會者，而依靠天花板對燈光的反射、漫射照亮會議室。三基色光照比較均勻，色溫比較適合，價格也比較便宜，綜合來說都不錯。只要有會議一定要配三基色，而且還是冷光源。
光線弱時建議采用輔助燈光，但要避免直射。建議使用間接光源或從平整的墻體反射的較為柔和的光線。
避免從頂部或窗外來的頂光、側光直接照射，此種照射會直接導致陰影。
應能分區控制其照明要求。
防火及相關照明規范要求。
大型的報告會議跟多功能劇場做的比較類似，面光耳光側光頂光甚至天地排。
會議同傳及跟蹤系統
紅外線同聲傳譯系統：利用紅外線傳輸進行語言分配。
紅外線同聲傳譯系統優點：
1、超強的保密性，墻壁可以阻止傳播；
2、不受空間電磁波頻率和工業設備的干擾；
3、紅外傳輸傳遞信息的帶寬較大，有的是通過語言來觸發有的是通過手動來觸發，建議采用手動觸發比較好。
智能控制系統
會議系統的保密性比較強的話，有一套中控系統是非常有必要的。
控制范圍：
1、控制投影機開關、投影機亮度、對比度、色彩調整；
2、投影機播放信號源的切換；
3、對電腦、視頻、音頻智能型切換設備、實時控制電腦、視頻、音頻信號的相互切換等；
4、音響系統的音量大小進行控制；
5、對各種延時播放設備的控制，如DVD、錄像機、影碟機等進行模擬原控制器各項功能的操作控制；
6、對屏幕、窗簾、空調等有紅外線發射的設備都可以控制。
優點：取代諸多設備的遙控器和開關。可使會議更加快捷有序的進行。簡潔的人性化界面，使人們無需專業培訓，即可進行操作使用。使重要會議無需工作人員服務，亦可順利進行。
